نحوه ایجاد زمینه ی مدیریت زمان و بازدهی - قسمت دوم

1- برنامه هایی با بازدهی کسب و کار

در اصل ، چنین بسترهای نرم افزاری برای مشاغل با اندازه های مختلف بسیار مفید است: تیمهای کوچک و شرکتهای بزرگ. و این قابل درک است زیرا عدم توانایی کارمندان برای مدیریت صحیح زمان منجر به کاهش بازدهی کل شرکت می شود که این امر در برنامه های فروش تأثیر منفی می گذارد.

کاربران از ابزارهای سودمند کسب و کار چه انتظاری دارند؟

• فرصت سازماندهی یک فرآیند مدیریت گردش کار در یک فضا؛
• هماهنگ سازی کامل داده ها در همه دستگاه ها.
• قابلیت های پیشرفته.
• توانایی اختصاص وظایف به سایر کارمندان و نظارت بر عملکرد.
• دسترسی به ویژگی های برنامه های سودمند در هر دستگاهی که تیم از آن استفاده می کند.
• ایجاد چندین نفر برای کار بر روی یک پروژه مشترک.
• سیستم اطلاع رسانی پیشرفته.
• افزایش امنیت.

یعنی هدف اصلی چنین خدماتی این است که صاحبان مشاغل اجازه دهند تیم خود را بدون استرس ، با خیال راحت ، کارآمد و با امکان تجسم سود دهی هر کارمند اداره کنند. 

2- برنامه های تولید شخصی

حال بیایید به بازار سودمند شخصی موبایل توجه کنیم. از این گذشته ، چنین برنامه هایی برای کاربران شخصی نیز مفید خواهد بود: مترجمان آزاد ، متخصصان خود اشتغالی و افرادی که می خواهند بازدهی در کارهای روزمره خود را افزایش دهند و اطمینان حاصل کنند که اقدامات روزمره آنها حداکثر نتیجه را به دست می آورد.

کاربران ابزارهای تولیدی شخصی چه انتظاری دارند؟

• اضافه کردن آسان از کارهای جدید؛
• امکان تعیین مهلت های مکرر برای انجام وظایف.
• مدیریت کار اضافه شده؛
• اولویت بندی کارها؛
• دسترسی به بخش موارد دلخواه؛
• سیستم اطلاع رسانی هوشمند؛
• تجسم سود شخصی.
• امکان مشاهده کارهای انجام شده.

Todoist (برنامه ای که در بالا مورد بحث قرار گرفته است) از این رویکرد برای پوشش دادن همه کاربران استفاده می کند. به طور دقیق ، صاحبان Todoist تصمیم گرفتند برای هر گروه برنامه های سودمندی بسازند. شما ممکن است رهبری آن را دنبال کنید. 

ویژگی های اصلی برنامه های سودمند

ما به جالب ترین نکته رسیده ایم ، یعنی توضیحی در مورد عملکرد شغل و ابزارهای تولید شخصی.

1- پنل کاربری

برای شروع ، ما تجزیه و تحلیل خواهیم کرد که چه ویژگی هایی کاربر خاصی نیاز دارد ، خواه کارمند یک شرکت خاص باشد یا مردی که برای اهداف شخصی به برنامه متوسل می شود.

مشخصات

هر برنامه همیشه با مشخصات کاربر شروع می شود ، که کاملاً طبیعی است. این در مورد حساب شخصی است که شامل تمام اطلاعات اصلی در مورد شخص است: جنسیت ، سن ، حرفه ، تجربه کار ، سرگرمی ، وضعیت اجتماعی و موارد دیگر.

شما می توانید زمینه های اضافی ارائه دهید تا بتوانید حداکثر داده را در مورد کاربر بدست آورید.

تخته ها

همانطور که به یاد دارید ، ما در توصیف بهترین برنامه های بهره‌وری ، یعنی Trello ، به تابلوها اشاره کردیم. البته ، شما خوشحال هستید که این بخش را به روشی دیگر نامگذاری کنید یا با رویکرد ویژه خود در طراحی آن ظاهر شوید. ما فقط یک مثال می زنیم

در حقیقت ، چنین هیئت مدیره بسته به نیاز یک سازمان خاص ، چیزی غیر از فضای کاری اختصاصی برای یک پروژه خاص ، گروه یا بخش شرکت نیست. کاربر (یا مدیریت شرکت) برای ایجاد چندین تابلوی اختصاصی به موضوعات مختلف آزاد نیاز دارد.

هر تابلو (یعنی هر بخش مشابه) باید شامل موارد زیر باشد:

• نام. کاربر باید بتواند هیئت مدیره (مثلاً پروژه 1 یا گروه بازاریابی) را نامگذاری کند. به کارمندان این امکان را می دهد تا دقیقاً درک کنند که با چه چیزی کار می کنند.
• ساختار پاک. به ساختار هیئت مدیره خود که همچنین اصلی ترین زمینه کار است فکر کنید. به عنوان مثال Trello یک سیستم لیست و کارت مناسب ارائه می دهد. در مورد برنامه جیرا ، فضای کاری را با توجه به نوع مسائل (همه ، باز ، انجام شده و غیره) ساختار می دهد.
• سبک هیئت مدیره مفید است که فرصتی برای سفارشی کردن سبک صفحه فراهم کند: پیش زمینه را تغییر دهید ، نوع و رنگ قلم ها و غیره را انتخاب کنید. از طرف دیگر ، همه ابزارهای مدیریت زمان چنین ویژگی ای را ارائه نمی دهند ، بنابراین شما فرصتی برای بدست آوردن مزیت رقابتی خوب دارید.
• تیم به عبارت دیگر ، فرصتی را برای مشخص کردن تیم در حال کار روی پروژه مشخص کنید.

تنظیمات حریم خصوصی:

• تابلوهای خصوصی ، فقط در دسترس کاربران انتخاب شده است.
• تابلوهای فرماندهی ، که مشابه تابلوهای خصوصی با یک تفاوت هستند: در این حالت ، دسترسی به گروهی جداگانه از کارمندان (مثلاً تیم پروژه) امکان پذیر است.
•  تابلوهای عمومی این تابلوها در دسترس هر کاربر است.
• جستجوی کارها. توصیه می شود جستجو با توانایی فیلتر کردن بر اساس کلمات ، مهلت ها ، برچسب ها ، اعضای تیم را انجام دهید.

وظایف

مورد بعدی که در لیست ویژگی های برنامه های سودمند وجود دارد ، مدیریت کار همه جانبه است (در Trello ، به آنها کارت گفته می شود).

هر کار باید دارای خصوصیات زیر باشد:

• برچسب ها. با استفاده از برچسب های خاص (مانند علائم رنگی) ، کاربر می تواند وظایف را در دسته های خاصی تقسیم کند. علائم قرمز ممکن است مسئول کارهای فوری باشد ، موارد زرد با وظایف با اهمیت متوسط و غیره مطابقت دارد.
• وضعیت البته وضعیت کار نیز بسیار مهم است. ما چند گزینه ساده ارائه می دهیم:

o وظیفه جدید؛

o در حال پیش رفت؛

o کار انجام شد.

o آماده برای بررسی؛

o کار به تعویق افتاد.

• ضرب الاجل. در مدیریت پروژه ، زمان بندی بسیار مهم است ، به این معنی که بستر بازدهی شما باید امکان تعیین مهلت برای هر کار را فراهم کند.
• به افراد اختصاص داده شده علاوه بر این ، مدیر باید بتواند افرادی را که مسئولیت انجام یک کار خاص را دارند ، تعیین کند.
• شرح. در اینجا ما در مورد توضیحات کار صحبت می کنیم: پس از خواندن آن ، یک کارمند شرکت باید فوراً درک کند که چه چیزی از وی خواسته شده است (کاری که باید انجام دهد).
• پرونده ها اضافه شدند. بعضی اوقات توصیف کار کافی نیست ، بنابراین لازم است امکان پیوست کردن پرونده ها به کار ، خواه یک سند متنی ، یک فایل صوتی یا تصویر را معرفی کنید.
• نظرات. مورد بعدی در لیست ویژگی های برنامه های سودمند ، امکان گذاشتن نظرات در مورد کار است.
• اشتراک گذاری. کاربران همچنین می توانند از این فرصت برای به اشتراک گذاشتن کار با سایر کارمندان سپاسگزار باشند (که می تواند در روند کار مفید باشد). گزینه خوب این است که بطور خودکار پیوند مربوط به یک کار را به ایمیل همکار (های) منتخب خود ارسال کنید.
• مدیریت کارها. خب ، بالاخره ، مدیریت کار را فراموش نکنید ، یعنی: ایجاد ، کپی کردن ، بایگانی کردن ، حذف ، به روز کردن وضعیت ، حرکت از گروه به گروه (از لیست به لیست) و موارد دیگر.

تقویم

آیا می خواهید محصولی با بازدهی عالی بسازید؟ سپس یک ویژگی Calendar را فراموش نکنید.

به Trello توجه کنید ، این امکان را می دهد تا یک حالت تقویم ویژه را فعال کنید. با تشکر از این ، کاربر می تواند کارتهای (یعنی وظایف) توزیع شده در شبکه تقویم را ببیند ، و بدین ترتیب میزان بازدهی وی و یا سایر کارمندان را تحلیل کند.

ردیاب زمان

به طور طبیعی ، برنامه های سودمندی بدون چنین ویژگی ای مانند ردیابی زمان نمی توانند انجام دهند. یعنی هر کاربر باید در ساعات مشخص تعداد ساعاتی را که برای یک کار خاص صرف کرده است ، ثبت کند. این فرصتی برای ردیابی سرعت کارآمد او فراهم می شود.

اطلاعیه

اعلان ها همچنین یک ویژگی ضروری هستند که هم در برنامه های تجاری و هم با بازدهی شخصی مورد هدف قرار گرفته است.

این یادآوری ها و هشدارها برای آگاه کردن کاربران از مهلت های نزدیک ، کارهای جدیدی که به آنها اختصاص داده شده ، دریافت بازخورد و غیره لازم است.

اعلان ها می توانند از چندین نوع مختلف باشند:

• اطلاع رسانی در صفحه تلفن (یا رایانه شخصی)؛
• ایمیل هشدار دهنده؛
• اطلاع رسانی پیام کوتاه؛
• پیام ارسال شده با استفاده از پیام رسان فوری (Viber، Slack، WhatsApp).

پشتیبانی

کاربر ممکن است هنگام تعامل با پلتفرم مدیریت زمان و بازدهی با مشکل خاصی روبرو شود که در این حالت به کمک نیاز دارد. و یک تیم پشتیبانی بهترین راه حل خواهد بود.

قسمت سوم